Dokumente werden anhand von Barcodes identifiziert. Scannen Sie z.B. 5 Seiten die alle zum gleichen Dokument gehören, kleben Sie einfach auf die erste Seite ein Barcode Etikett. Alle folgenden Seiten bis zum nächsten Barcode werden automatisch dem Dokument zugeordnet.
Sie können die Barcode Etiketten direkt über simuse documents ausdrucken.
Vor dem Scannen werden die ersten Seiten aller Dokumente mit Barcode Etiketten beklebt. Die Barcode Nummer können Sie als Dokumentennummer in Ihrer Buchhaltung usw. verwenden. Somit finden Sie Unterlagen immer schnell.
Idealerweise verwenden Sie einen Einzugsscanner um Ihre Dokumente zu scannen, aber es ist auch möglich einen Flachbettscanner zu verwenden. Es ist nur etwas aufwändiger.
Beim Scannen mit Einzugsscanner werden alle Seiten nacheinander erfasst. Bei jedem erkannten Barcode beginnt ein neues Dokument. Alle folgenden Seiten werden dem gleichen Dokument zugeordnet.
Nach dem Scannen werden alle Seiten zur Kontrolle angezeigt. Ist alles in Ordnung, können die Dokumente übernommen werden.
Nachdem die Dokumente gescannt sind, können Sie eine Texterkennung über die Dokumente laufen lassen. Hierbei werden auf den gescannten Seiten die Inhalte erkannt und als Zusatzinformation zu den Dokumenten gespeichert. Dadurch ist es möglich Dokumente nicht mehr in Aktenordnern oder anderen Ablagesystemen zu suchen, sondern einfach nach den Inhalten.
Suchen Sie z.B. die Rechnung für eine Kaffeemaschine müssen Sie nicht mehr überlegen von welchem Lieferant sie wann gekauft wurde um dann einen Ordner zu durchblättern, sondern Sie geben in die Suchmaske von simuse documents einfach "Rechnung Kaffeemaschine" ein. Umgehend werden Ihnen alle Dokumente angezeigt die diese Wörter beinhalten.
Testen Sie es! Sie werden sich innerhalb kürzester Zeit wundern wie sie früher überhaupt etwas gefunden haben.